Bí quyết quản lý thời gian nơi công sở

(VnMedia) - Nếu bạn đang đọc bài báo này trong giờ làm việc, thì đúng là bạn đang có vấn đề về quản lý thời gian. Và có rất nhiều người khác cũng như bạn. Theo một cuộc khảo sát của Salary.com, 90% người lao động lãng phí thời gian ít nhất là nửa giờ mỗi ngày làm việc, không bao gồm giờ ăn trưa hay giờ nghỉ giải lao.




Máy tính và Internet đã giúp chúng ta tăng hiệu suất làm việc rất nhiều trong thời gian qua, nhưng chúng cũng ngày càng khiến ta xao lãng công việc của mình. Web giống như một người hàng xóm kế bên, lúc nào cũng mời mọc chúng ta đi chơi trong khi chúng ta biết mình phải làm việc.

Internet là cánh cửa sổ cho chúng ta cơ hội xao lãng mỗi phút, mỗi giờ, khiến chúng ta khó lòng tập trung 100% vào công việc. Bởi không có một ranh giới nào ngăn cản chúng ta, chúng ta phần lớn sống trong mớ bòng bong công việc và cuộc sống. Chúng ta có thể đặt một chuyến đi du lịch trong khi đang tham gia họp qua truyền hình. Chúng ta có thể gửi một email làm việc trong lúc đang ngả ngốn trên bãi biển. Trong thời đại ngày nay, thật khó thiết lập một ranh giới và tập trung hoàn toàn chỉ vào một thứ.

Ngày nay, hơn bao giờ hết, người ta có nhiều công việc để làm trong khi có ít thời gian hơn. David Allen, tác giả cuốn sách “Nghệ thuật làm việc không stress”, đã đưa ra nhiều lời khuyên lý thú cho những người muốn nâng cao năng suất làm việc bằng cách quản lý thời gian hiệu quả hơn. Mặc dù không có một công thức đúng cho mọi trường hợp, nhưng Allen và các chuyên gia đã đưa ra nhiều ý tưởng thú vị để giảm những sự lộn xộn trong cuộc sống và tạo ra cách nâng cao năng lực làm việc.

Một số lời khuyên của họ có vẻ rất đơn giản, như “đừng ôm đồm nhiều việc một lúc”. Chẳng hạn, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn nếu chỉ check email vài lần một ngày, thay vì cứ liên tục check email như nhiều người vẫn làm (lại do sự phát triển của đủ thể loại smartphone và máy tính bảng). Mặc dù có nhiều điều có thể ai cũng biết, nhưng tình trạng chung là “Tôi biết là nên làm thế này, không nên làm thế kia, nhưng tôi thật khó thay đổi thói quen của mình”.

Mục tiêu của Allen là giúp mọi người luôn luôn ưu tiên danh sách những điều cần làm quan trọng nhất trong suy nghĩ, hành động và sắp xếp chúng theo hệ thống. Một hệ thống tốt cho phép bạn theo dõi quá trình thực hiện mỗi công việc và xúc tiến công việc mà không cần phải mất nhiều thời gian vào những chi tiết nhỏ nhặt. “

Rất nhiều câu chuyện về năng suất có liên quan đến công nghệ quản lý. Gretchen Rubin, tác giả cuốn sách bán chạy “Dự án hạnh phúc” miêu tả rằng công nghệ là một người phục vụ tốt nhưng là một ông chủ tồi. Theo Allen, việc trả lời hay xử lý một email mất không đến 2 phút và bạn nên thực hiện ngay. Tắt tất cả các chức năng thông báo email, chặn tối đa các loại thư rác, để màn hình của bạn không bị nhấp nháy liên tục báo cáo email đến. Viết thư ngắn thì nhận trả lời cũng ngắn, vì vậy hãy cố gắng trả lời email ngắn gọn, đúng mục tiêu.

Allen cũng gợi ý về cách lập danh sách những việc cần làm. Theo ông, tất cả mọi người nên viết ra mọi thứ cần nhớ theo một trật tự đơn giản, rõ ràng. Như vậy, buổi tối đi ngủ, bạn sẽ không phải mất thời gian cố nhớ lại những điều quan trọng mà có thể bạn đã quên. Các chuyên gia về năng suất cho rằng nên lập danh sách theo hạng mục, trong đó có loại ưu tiên cao nhất, gồm 1 đến 3 điều quan trọng nhất cho mỗi ngày.

Hãy chuyển giao mọi thứ có thể giao cho người khác, và hãy thực tế về khả năng giải quyết công việc mỗi ngày của bạn. Lập một danh sách công việc một cách thực tế sẽ giúp bạn kết thúc ngày làm việc trong sự hài lòng, lạc quan. Ngược lại, ôm đồm với một danh sách những việc quá khả năng sẽ khiến bạn có cảm giác thất bại mỗi ngày.


Dương An - (theo Forbes)