19 phép xã giao trong kinh doanh của giới chuyên nghiệp ~ KINH NGHIỆM VIỆC LÀM

Trong cuốn "The Essentials of Business Etiquette" (Những quy tắc xã giao kinh doanh cần thiết) tác giả Barbara Pachter đã trình bày về các quy tắc mọi người cần biết để thực hiện và thể hiện mình một cách hợp lý trong môi trường xã hội chuyên nghiệp.

Dưới đây là những lời khuyên quan trọng nhất từ cách giới thiệu bản thân, ăn mặc, cho đến cách gọi món trong nhà hàng,…

1. Luôn đứng khi bạn được giới thiệu với một ai đó

“Tư thế đứng giúp thiết lập sự hiện diện của bạn. Bạn sẽ dễ dàng khiến người khác bỏ qua mình nếu bạn không đứng. Nếu bạn đang mất tập trung và không thể đứng dậy, bạn nên nghiêng về phía trước để cho người khác biết rằng bạn sẽ đứng, nếu có thể”, Pachter viết.

2. Luôn nói đầy đủ họ và tên

Trong kinh doanh, bạn nên sử dụng tên đầy đủ của bạn, nhưng bạn cũng nên chú ý đến cách người khác muốn được giới thiệu.

Nếu tên của bạn quá dài hoặc khó phát âm, Pachter cho rằng bạn nên xem xét việc thay đổi hoặc rút gọn. Hoặc bạn nên cân nhắc việc viết phiên âm tên bạn trên danh thiếp và trao cho người khác.

3. Luôn chủ động bắt tay nếu bạn ở vị trí cao hơn hoặc nhân vật chính

Trong môi trường kinh doanh hiện nay, nếu bạn là ông chủ hoặc cấp trên (bất kể giới tính), bạn nên chủ động bắt tay trước, Pachter viết.

Dù bằng cách nào, cũng nên thực hiện những cái bắt tay. "Ở Mỹ, bắt tay được hiểu là các đón chào. Nếu bạn muốn được nhìn nhận một cách nghiêm túc, bạn phải bắt tay và bắt tay một cách đúng đắn”.

4. Ăn mặc phù hợp

"Quần áo được xem là đóng vai trò quan trọng của giao tiếp phi ngôn ngữ, có thể nâng cao danh tiếng nghề nghiệp hoặc kéo giảm uy tín của một người nào đó. Bạn có thể gửi thông điệp chuyên nghiệp thông qua việc lựa chọn trang phục”, theo Pachter.

Hãy luôn lựa chọn trang phục phù hợp khi tham dự các sự kiện, hội nghị, nhà hàng hay bất kỳ sự kiện nào.

5. Chỉ nói “cảm ơn” một hoặc hai lần trong cuộc trò chuyện

"Bạn chỉ cần nói cảm ơn một hoặc hai lần trong cuộc trò chuyện. Nếu không, bạn có thể làm giảm sức mạnh của lời cảm ơn và thậm chí khiến bạn mất khả năng kiểm soát và cần được giúp đỡ”, Pachter viết.

6. Gửi thư hoặc thiệp cảm ơn cho từng người tham gia

Bạn nên gửi thư cảm ơn trong vòng 24 giờ và nên gửi riêng đến từng người bạn muốn cảm ơn.

Trước khi bạn lựa chọn email hay thư viết tay, cần biết rằng những bức thư thông thường có thể mất vài ngày để đến được tay người nhận trong khi email chỉ cần vài giây. Sự khác biệt về thời gian đóng vai trò quan trọng sau cuộc phỏng vấn tuyển dụng, nếu quyết định tuyển dụng được thực hiện một cách nhanh chóng.

7. Để điện thoại của bạn trong túi

Ngày nay, mọi người thường mang điện thoại bên mình đi khắp nơi, nhưng bạn không nên lấy điện thoại ra trong các cuộc họp.

Bạn có thể rất muốn nhắn tin hay gửi email, nhưng lấy điện thoại ra trong những trường hợp này có thể là “rất không lịch sự”.

Hơn nữa, đừng đặt điện thoại trên bàn khi gặp ai đó bởi nếu làm như vậy, bạn đang nói với người đó rằng bạn sẵn sàng “phớt lờ” anh ta/chị ta và kết nối với một người khác.

8. Đừng bao giờ kéo ghế cho ai đó

Việc giữ cửa cho vị khách của bạn là điều đúng đắn nhưng Pachter cho rằng bạn không nên kéo ghế cho ai đó bất kể giới tính. Trong môi trường kinh doanh, bạn nên để phép xã giao tôn trọng giới tính ở lại đằng sau.

“Nam giới hay nữ giới đều có thể tự kéo ghế của họ”.

9. Đừng bắt chéo chân

Cả nam giới và nữ giới đều làm việc này, nhưng hành động này có thể gây mất tập trung và thậm chí quá sexy trong môi trường chuyên nghiệp.

10. Đừng chỉ hướng bằng một ngón tay

Hãy chỉ hướng với lòng bàn tay ngửa lên và giữ các ngón tay sát nhau. Nếu chỉ hướng bằng ngón trỏ, hành động này có thể cho thấy bạn nóng nảy và thiếu tôn trọng người đối diện. Cả nam và nữ đều thực hiện hành động này, nhưng nữ giới có xu hướng thực hiện nhiều hơn nam giới.

11. Luôn kiểm tra lại xem bạn đã chọn đúng người nhận email hay chưa

Hãy chú ý khi gõ tên người nhận email. Việc chọn nhầm người nhận rất dễ xảy ra và đây là điều bạn hoàn toàn không mong muốn.

12. Khi ăn hãy luôn bẻ bánh mỳ bằng tay

Barbara Pachter khuyên bạn không bao giờ sử dụng dao để cắt bánh mỳ trong bữa tiệc tối.
"Hãy bẻ bánh bằng tay, xé nhỏ ra từng miếng, phết bơ khi bạn ăn”, Pachter viết.

13. Đừng gọi bất cứ món ăn nào quá đắt

Nếu bạn gọi món bít-tết hoặc tôm hùm đắt tiền, có vẻ như bạn đang “lợi dụng” người mời, theo Barbara Pachter. Tuy nhiên, nếu chủ nhà gợi ý, bạn có thể gọi một trong số những món được khuyến nghị, dù sao vẫn không nên chọn món đắt tiền nhất. Hãy làm điều tương tự với rượu vang.

Hơn nữa, bạn nên cẩn trong khi gọi món ‘đặc biệt’. "Nhiều người phục vụ không đề cập đến giá cả khi mời bạn chọn món đặc biệt. Giá của những món này thường cao hơn 10- 40% so với các món thông thường, nhưng sẽ rất không tiện khi hỏi giá món đặc biệt, nhất là trong môi trường kinh doanh”.

14. Đừng xếp bát đĩa lại

Lời khuyên của Barbara Pachter là "Bạn không phải là người phục vụ. Hãy để nhân viên phục vụ làm việc của họ". Hơn nữa, nếu (những) người đang đang dùng bữa cùng với bạn nhưng chưa ăn xong, việc bạn xếp bát đĩa lại sẽ khiến họ cảm thấy gấp gáp, vội vàng.

15. Hãy lựa chọn đồ ăn phù hợp với khách mời của bạn

Điều này có nghĩa là nếu khách mời của bạn gọi món khai vị hoặc tráng miệng, bạn nên làm theo.

“Bạn sẽ không muốn khách mời của mình cảm thấy bất tiện khi thưởng thức món ăn một mình”.

16. Đừng bao giờ yêu cầu hộp đựng đồ ăn mang về

“Bạn đến dự tiệc hoặc ăn tối vì công việc kinh doanh, chứ không phải vì mấy món ăn còn lại. Việc yêu cầu hộp đựng đồ ăn mang về sẽ không thành vấn đề khi bạn đi ăn cùng gia đình, nhưng trong các dịp chuyên nghiệp, điều này hoàn toàn không nên”.

17. Phải biết cách đặt đĩa ăn và dao dĩa

Hãy ghi nhớ quy tắc: 4 chữ “trái” và 5 chữ “phải”.

Đồ ăn được đặt bên trái của đĩa ăn. Các từ FOOD (đồ ăn) và LEFT (bên trái) đều có 4 ký tự; nếu bàn ăn được sắp đặt chuẩn, bánh mỳ hoặc xa-lát hoặc bất kỳ món ăn nào sẽ được đặt bên trái đĩa ăn của bạn. Tương tự, đồ uống được đặt bên phải đĩa ăn và các từ GLASS (ly, cốc) và RIGHT (bên phải) đều có 5 ký tự. Ly, cốc hoặc đồ uống sẽ được đặt bên phải đĩa ăn.

Quy tắc trái phải cũng áp dụng cho dao dĩa. Dĩa ăn (fork - 4 ký tự) đặt bên trái; dao ăn và thìa (knife và spoon - 5 ký tự) đặt bên phải đĩa ăn của bạn.

Ngoài ra, hãy nghĩ đến “BMW” khi cố gắng ghi nhớ vị trí đặt đĩa ăn và ly, cốc. BMW ở đây nghĩa là “bánh mỳ, món ăn chính và nước” (Bread, Meal, Water), do vậy, hãy nhớ rằng “đĩa đựng bánh mỳ và bơ nằm bên trái, món ăn chính ở giữa và ly nước/đồ uống bên phải”.

18. Người mời luôn trả tiền

"Nếu bạn là người mời hoặc là chủ nhà, bạn nên trả hóa đơn, bất kể giới tính. Nếu khách mời là nam giới muốn trả tiền thì sao? Nữ chủ nhà có vài lựa chọn. Bạn có thể nói ‘Ồ, không phải tôi trả mà là công ty của tôi trả đấy’. Hoặc nữ chủ nhà rời khỏi bàn ăn và thanh toán hóa đơn mà không để cho vị khách mời biết. Lựa chọn này cũng áp dụng cho chủ nhà nam giới và đây cũng là một cách lịch sự để thanh toán hóa đơn”.

"Tuy vây, trong trường hợp vị khách mời nam giới nhất định giành phần trả tiền dù bạn là chủ nhà, hãy để anh ta trả”.

19. Chuẩn bị lời cáo lui lịch sự

Barbar Pachter nói rằng bạn phải là người nói ra khi bạn muốn cáo lui. “Hãy nhớ cáo lui khi bạn đang nói. Ở điểm này, bạn có quyền kiểm soát và đây là sự cáo lui êm ả”.

Trong một số trường hợp cần rút khỏi cuộc trò chuyện, bạn nên chuẩn bị sẵn “đường lui”. Bạn có thể nói “Rất vui được gặp ông/bà” hoặc “Rất vui được trò chuyện với ông/bà” hoặc “Hẹn gặp trong cuộc họp tuần tới”.

Bạn cũng có thể rút khỏi cuộc trò chuyện với lý do đi lấy đồ ăn hoặc nói rằng bạn muốn gặp ai đó trước khi họ ra về.